Zapytanie ofertowe - szkolenia EFS
CZŁOWIEK – NAJLEPSZA INWESTYCJA
Zapytanie ofertowe 1/2012/ Czas na Urząd Przyjazny Interesantom
Bydgoszcz, 30.01.2012
I. NAZWA I ADRES:
Prospero Business Training s.c. Ewa Polańska, Prospero Business Training Sp z o.o,
ul. Mickiewicza 29, 40-085 Katowice
Oddział w Bydgoszczy, ul. Cicha 63, 85-650 Bydgoszcz
II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAPYTANIA
Usługi gastronomiczne oraz wynajmu sal konferencyjnych na rzecz uczestników projektu "Czas na Urząd Przyjazny Interesantom" realizowanego w terminie między styczniem 2012r. a grudniem 2013r. w województwie wielkopolskim dla 141 Urzędników. Zamówienie dotyczy szkoleń w województwie wielkopolskim od lutego 2012r.(CPV- 55300000-3, 55120000-7). Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Poddziałanie 5.2.1
Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zapytania: Usługi gastronomiczne oraz wynajmu sal konferencyjnych na rzecz uczestników projektu "Czas na Urząd Przyjazny Interesantom" w ilości:
- 5 dwudniowych szkoleń dla 3 grup liczących po 11-15 osób realizowanych od lutego do czerwca 2012r. /zad 2/. Łącznie 30 dni szkoleń w zadaniu 2.
- 5 dwudniowe szkoleń dla 7 grup liczących po 14-17 osób realizowanych w terminie między kwietniem 2013r. a grudniem 2013r. /zad.3/. Łącznie 70 dni szkoleń w zadaniu 3.
W trakcie jednego dnia szkolenia 100% uczestników ma zagwarantowane 2 przerwy kawowe, obiad). Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 - 2013, Poddziałanie 5.2.1
II.2) CZAS TRWANIA ZAPYTANIA: Zakończenie: 13.02.2012
III.1) WARUNKI UDZIAŁU - do złożenia oferty mogą przystąpić wykonawcy którzy:
- posiadają obiekt usytuowany w województwie wielkopolskim, w gminie Chodzież lub Margonin
- posiadają warunki do wyżywienia uczestników
- posiadają minimum jedną salę konferencyjną
Sala konferencyjna winna posiadać:
- Dostępność sal/sali w godzinach: 8.00 – 16.30 (w tygodniu)
- Powierzchnia sali ok. 50 m2
- Sala ogrzewana i klimatyzowana
- Posiadanie okien i możliwość ich zasłaniania oraz otwierania
- Mocne oświetlenie
- Stoły nie są zamocowane na stałe (skręcone ze sobą lub przymocowane do podłogi/krzeseł) i istnieje możliwość ich przestawiania
Sala powinna być wyposażona w:
- Ekran do prezentacji multimedialnych lub białą powierzchnię umożliwiającą dogodne wyświetlanie obrazu z projektora
- Przedłużacz
- Stoły i krzesła dla min. 20 osób
Kryteria jakie powinna spełniać usługa cateringowa:
- Przerwy kawowe będą się składały z: wody- 0,5 l/ osoba, kawy- bez ograniczeń, herbaty- bez ograniczeń, mleka do kawy, cukru, cytryny, suszu konferencyjnego (kruche ciastka/ciasto/ babeczki) podczas jednego dnia szkolenia
- Lunch będzie składał się z: II dania + napoju.
Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia.
Możliwość rezerwacji dokładnej liczby osób objętych usługą cateringową na 2 dni przed
każdym szkoleniem – gwarantowana dostępność usługi w wybranych terminach.
Prosimy o przesłanie przykładowego menu oferowanego w usłudze cateringowej - kryterium jakościowe.
III.2) WARUNKI UDZIAŁU- informacje dodatkowe
Oferta musi zawierać:
- Podstawowe informacje o Oferencie (pełną nazwę, adres, numery telefonu i faksu, adres poczty elektronicznej oraz dane osoby do kontaktu: imię i nazwisko, numer telefonu, adres poczty elektronicznej)
- Proponowaną ofertę
- Cenę oferty przedstawioną, jako cena brutto za przygotowanie i przeprowadzenie
jednego dnia szkolenia dla grupy 12 osób oraz wyszczególnienie składowych
elementów składających się na cenę brutto, w szczególności:
- cenę brutto wynajmu sali szkoleniowej za jeden dzień szkolenia
- cenę brutto jednego obiadu wraz z napojem dla jednej osoby
- cenę brutto 2 przerw kawowych lub przerwy całodziennej dla jednej osoby - załącznik 1
- Przykładowe menu
Do postępowania dopuszczone zostaną wszystkie oferty dotyczące całości zamówienia tj. usługi wynajmu sali szkoleniowej + usługi cateringowej.
Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.
Zamawiający zawiadomi Oferentów mailowo o wyborze oferty do 10 dni roboczych od upływu terminu składania ofert.
Zamawiający informuje, że budżet projektu ma ustalone koszty na cały okres trwania projektu. Zamawiający dysponuje określonym budżetem na realizację projektu i jeżeli żadna z ofert nie będzie niższa lub równa przewidzianemu na tą usługę budżetowi to procedura ofertowa nie zostanie rozstrzygnięta i Zamawiający ponownie rozpocznie postępowanie ofertowe.
IV. Kryteria i ocena ofert
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty brane są pod uwagę dwa kryteria oceny ofert o następujących wagach:
a) Kryterium cenowe = Cena oferty tj. cena brutto za 1 dzień wynajmu sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem + cena brutto za wyżywienie 12 osób przez 1 dzień(12*całodzienna przerwa kawowa lub 2 przerwy w ciągu dnia + 12*obiad - możliwość otrzymania max 70 pkt.
Ocena punktowa poszczególnych ofert dokonana zostanie w następujący sposób:
Liczba punktów danej oferty = (cena najniższej oferty / cena w ofercie badanej) * 70
Maksymalną ocenę – 70 pkt w kryterium cenowym otrzyma oferta z najniższą ceną.
Pozostałe oferty z wyższymi cenami zostaną ocenione według powyższego wzoru.
b) Kryterium jakościowe - spełnienie wymogów postawionych przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym oraz dodatkowe informacje, które wpływają na kryterium jakościowe - opis oferty przez Oferenta:
- wygląd, standard, położenie obiektu - max 5 punktów
- standard sali szkoleniowej i wyposażenie w cenie sali - max 10 punktów
- przykładowe menu obiadowe - max 10 punktów
- przykładowe menu przerwy kawowej - max 5 punktów
Możliwość otrzymania łącznie max 30 pkt. Kryterium oceniane na podstawie opisu oferty od oferenta lub w przypadku wątpliwości zamawiającego w trakcie bezpośredniej lub telefonicznej rozmowy.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą ocenę łączną (O). Ocena łączna stanowi sumę ocen częściowych uzyskanych w ramach kryteriów wskazanych w zapytaniu: O = a + b.
W przypadku złożenia ofert nie spełniających wszystkich kryteriów jakościowych bądź budzących wątpliwości w opisie, Zamawiający zastrzega sobie możliwość podjęcia ostatecznej decyzji po bezpośrednim spotkaniu z oferentami w celu zweryfikowania kryterium jakościowego.
V. Sposób złożenia oferty
Ofertę wraz z załącznikiem 1 oraz załącznikiem 3 należy przesłać drogą elektroniczną na adres: ania@prospero.com.pl
Oferty przesłane bez w/w załączników nie będą brane pod uwagę.
W trakcie przygotowania oferty Oferent ma prawo zgłaszać pytania. Pytania mogą być kierowane do Pani Anny Rusek-Krzemień telefonicznie 507 132 069
Wykonawca nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej
- b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji
- c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
- d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki, kurateli.
VI. Integralną częścią zapytania stanowią załączniki:
- Załącznik 1 - Kalkulacja cenowa
- Załącznik 2 - Wzór umowy zawieranej z Oferentem
- Załącznik 3 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych między oferentem a zamawiającym