Zapytanie ofertowe - szkolenia EFS
CZŁOWIEK – NAJLEPSZA INWESTYCJA
Zapytanie ofertowe 1/2012/ Profesjonalne Kadry – Gwarantem Konkurencyjności Agromy
Olsztyn, 13.01.2012
I. NAZWA I ADRES:
Prospero Business Training s.c. Ewa Polańska, Prospero Business Training Sp z o.o,
ul. Mickiewicza 29, 40-085 Katowice
Oddział w Bydgoszczy, ul. Cicha 63, 85-650 Bydgoszcz
II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAPYTANIA
Usługi gastronomiczne, hotelowe oraz wynajmu sal konferencyjnych na rzecz uczestników projektu "
Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zapytania:Usługi gastronomiczne, hotelowe oraz wynajmu sal konferencyjnych na rzecz uczestników projektu "Profesjonalne Kadry - Gwarantem Konkurencyjności Agromy" realizowanego w terminie między listopadem 2011r. a listopadem 2012r. w województwie warmińsko-mazurskim dla 164 osób w ilości:
- 1 dwudniowe szkolenie dla 3 grup liczących po 14-15 osób realizowanych w lutym 2012r. /zad 3/
- 3 dwudniowe szkolenia dla 2 grup liczących po 13-14 osób realizowanych w terminie między marcem 2012r. a majem 2012r. /zad.4/
- 2 dwudniowych szkoleń dla 6 grup liczących po 12-14 osób realizowanych w terminie cz. I między lutym 2012r. a czerwcem 2012r.
Cz. II między wrześniem 2012 a listopadem 2012r. /zad.5/
Łącznie 42 dni szkoleń
W trakcie jednego dnia szkolenia 100% uczestników ma zagwarantowane 2 przerwy kawowe, obiad oraz od 30% do 100% uprawnionych uczestników projektu może skorzystać z noclegu i kolacji - dotyczy zad 3, 4, 5 ( szkolenia wyjazdowe). Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej www.europa.eu.int w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego www.efs.gov.pl realizowany pod nadzorem Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Olsztynie pod nazwą Rozwój Pracowników i przedsiębiorstw w regionie, numer działania 8.1, poddziałanie 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw.
II.2) CZAS TRWANIA ZAPYTANIA: Zakończenie: 27.01.2012
III.1) WARUNKI UDZIAŁU - do złożenia oferty mogą przystąpić wykonawcy którzy:
- posiadają obiekt usytuowany w województwie warmińsko mazurskim w promieniu 50 km. od Olsztyna
- posiadają warunki do wyżywienia uczestników
- posiadają warunki zakwaterowania uczestników szkoleń w pokojach dwuosobowych i jednoosobowych
- posiadają minimum jedną salę konferencyjną
Sala konferencyjna winna posiadać:
- Dostępność sal/sali w godzinach: 8.30 – 16.30 (poniedziałek - czwartek)
- Powierzchnia sali ok. 50 m2
- Sala ogrzewana i klimatyzowana
- Posiadanie okien i możliwość ich zasłaniania oraz otwierania
- Mocne oświetlenie
- Stoły nie są zamocowane na stałe (skręcone ze sobą lub przymocowane do podłogi/krzeseł) i istnieje możliwość ich przestawiania
Sala konferencyjna winna posiadać:
- Dostępność sal/sali w godzinach: 8.00 – 16.30 (w tygodniu)
- Powierzchnia sali ok. 50 m2
- Sala ogrzewana i klimatyzowana
- Posiadanie okien i możliwość ich zasłaniania oraz otwierania
- Mocne oświetlenie
- Stoły nie są zamocowane na stałe (skręcone ze sobą lub przymocowane do podłogi/krzeseł) i istnieje możliwość ich przestawiania
Sala powinna być wyposażona w:
- Ekran do prezentacji multimedialnych lub białą powierzchnię umożliwiającą dogodne wyświetlanie obrazu z projektora
- Przedłużacz
- Stoły i krzesła dla min. 20 osób
Kryteria jakie powinna spełniać usługa cateringowa:
- Przerwy kawowe będą się składały z: wody- 0,5 l/ osoba, kawy - bez ograniczeń, herbaty - bez ograniczeń, mleka do kawy, cukru, cytryny, suszu konferencyjnego (kruche ciastka/ciasto/ babeczki) podczas jednego dnia szkolenia
- Lunch będzie składał się z: II dania + napoju
- Kolacja będzie się składała z ciepłego posiłku + herbata/ kawa lub z wędlin, sera żółtego, warzyw, masła, chleba + herbata/ kawa
Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o
estetykę miejsca podawania wyżywienia.
Możliwość rezerwacji dokładnej liczby osób objętych usługą cateringową na 2 dni przed każdym szkoleniem - gwarantowana dostępność usługi w wybranych terminach
Prosimy o przesłanie przykładowego menu oferowanego w usłudze cateringowej - kryterium jakościowe.
Kryteria jakie powinna spełniać usługa noclegowa:
- Usługa noclegowa będzie realizowana dla 5-14 osób w pokojach dwuosobowych i pojedynczych jednoosobowych na jedną dobę w trakcie jednego dwudniowego szkolenia
- Usługa noclegowa powinna obejmować również śniadanie w cenie
III.2) WARUNKI UDZIAŁU- informacje dodatkowe
Oferta musi zawierać:
- Podstawowe informacje o Oferencie (pełną nazwę, adres, numery telefonu i faksu, adres poczty elektronicznej oraz dane osoby do kontaktu: imię i nazwisko, numer telefonu, adres poczty elektronicznej)
- Proponowaną ofertę
- Cenę oferty przedstawioną, jako cena brutto za przygotowanie i przeprowadzenie jednego dnia szkolenia dla grupy 12 osób oraz wyszczególnienie składowych elementów składających się na cenę brutto, w szczególności:
- cenę brutto wynajmu sali szkoleniowej za jeden dzień szkolenia
- cenę brutto jednego obiadu wraz z napojem dla jednej osoby
- cenę brutto 2 przerw kawowych lub przerwy całodziennej dla jednej osoby
- cenę brutto 5 noclegów w pokoju dwuosobowym ze śniadaniem
- cenę brutto 2 noclegów w pokoju jednoosobowym załącznik 1
- Przykładowe menu
Do postępowania dopuszczone zostaną wszystkie oferty dotyczące całości zamówienia tj. usługi wynajmu sali szkoleniowej + usługi cateringowej+ usługi noclegowej. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.
Zamawiający zawiadomi Oferentów mailowo o wyborze oferty do 10 dni roboczych od upływu terminu składania ofert.
Zamawiający informuje, że budżet projektu ma ustalone koszty na cały okres trwania projektu. Zamawiający dysponuje określonym budżetem na realizację projektu i jeżeli żadna z ofert nie będzie niższa lub równa przewidzianemu na tą usługę budżetowi to procedura ofertowa nie zostanie rozstrzygnięta i Zamawiający ponownie rozpocznie postępowanie ofertowe.
IV. Kryteria i ocena ofert
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty brane są pod uwagę dwa kryteria oceny ofert o następujących wagach:
a) Kryterium cenowe = Cena oferty tj. cena brutto za 1 dzień wynajmu sali szkoleniowej wraz z wyposażaniem + cena brutto za wyżywienie 12 osób przez 1 dzień (12*całodzienna przerwa kawowa lub 2 przerwy w ciągu dnia + 12*obiad + 12*kolacja) + cena brutto 5 noclegów w pokojach dwuosobowych + cena 2 noclegów w pokojach jednoosobowych - możliwość otrzymania max 60 pkt.
Ocena punktowa poszczególnych ofert dokonana zostanie w następujący sposób:
Liczba punktów danej oferty = (cena najniższej oferty / cena w ofercie badanej) * 60
Maksymalną ocenę – 60 pkt w kryterium cenowym otrzyma oferta z najniższą ceną.
Pozostałe oferty z wyższymi cenami zostaną ocenione według powyższego wzoru.
b) Kryterium jakościowe - spełnienie wymogów postawionych przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym oraz dodatkowe informacje, które wpływają na kryterium jakościowe - opis oferty przez Oferenta:
- wygląd i standard obiektu - max.5 punktów
- bezpłatny parking dla uczestników - max. 5 punktów
- położenie obiektu, max 3 punktów
- standard sali szkoleniowej i wyposażenie w cenie sali - max 5 punktów
- standard i wyposażenie pokoi - max. 5 punkty
- przykładowe menu obiadowe - max. 7 punktów
- przykładowe menu przerwy kawowej - max. 5 punktów
- przykładowe menu kolacji - max 5 punktów
Możliwość otrzymania łącznie max 40 pkt. Kryterium oceniane na podstawie opisu oferty od oferenta lub w przypadku wątpliwości zamawiającego w trakcie bezpośredniej lub telefonicznej rozmowy.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą ocenę łączną (O). Ocena łączna stanowi sumę ocen częściowych uzyskanych w ramach kryteriów wskazanych w zapytaniu: O = a + b.
W przypadku złożenia ofert nie spełniających wszystkich kryteriów jakościowych bądź budzących wątpliwości w opisie, Zamawiający zastrzega sobie możliwość podjęcia ostatecznej decyzji po bezpośrednim spotkaniu z oferentami w celu zweryfikowania kryterium jakościowego.
V. Sposób złożenia oferty
Ofertę wraz z załącznikiem 1 oraz załącznikiem 3 należy przesłać drogą elektroniczną na adres: lidka@prospero.com.pl
Oferty przesłane bez w/w załączników nie będą brane pod uwagę.
W trakcie przygotowania oferty Oferent ma prawo zgłaszać pytania. Pytania mogą być kierowane do Pani Anny Rusek-Krzemień telefonicznie 507 132 069
Wykonawca nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
- a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej
- b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji
- c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
- d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki, kurateli
VI. Integralną częścią zapytania stanowią załączniki:
- Załącznik 1 - Kalkulacja cenowa
- Załącznik 2 - Wzór umowy zawieranej z Oferentem
- Załącznik 3 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych między oferentem a zamawiającym